Hva KI gjør med møtene dine

Hvert møte du legger inn leses av KI-en opp mot prosjektets arbeidsplan. Den kan foreslå endringer i elementer som allerede finnes i planen din, den lister opp handlinger, beslutninger og nye risikoer den oppdaget, og den overlater enhver endring av postene dine til et menneske. Denne siden forklarer hvor disse grensene går, slik at du vet hva som fortsatt må gjøres manuelt.

Slik kommer et møte inn

• Last opp eller lim inn et transkripsjon fra Zoom, Teams, Google Meet, Otter eller dine egne notater.
• Teams og Zoom kan sende transkriptet automatisk når en samtale er avsluttet. Organisasjonen din kobler til sin egen Microsoft- eller Zoom-app én gang, i innstillingene. Et Zoom-opptak uten transkripsjon hoppes over.
• Notatføreren deltar i en samtale og transkriberer den, inkludert møter som matches mot arbeidskalenderen din.

Uansett hvordan transkriptet ankommer, starter analysen av seg selv. Ingenting når arbeidsplanen din før et menneske godtar det.

Hva den kan foreslå

Endringer i arbeidsplanelementer som allerede eksisterer:

• Oppgaver: status, forfallsdato, % fullført, eier og om oppgaven er en milepæl.
• Milepæler: status, forfallsdato og eier.
• Arbeidsstrømmer: status.
• Risikoer allerede i RAID-loggen: alvorlighetsgrad, status og eier.
• Charter-seksjoner, kun fra et møte med funksjonelle ledere.

Hvert forslag viser elementets gjeldende verdi slik planen din holder den, verdien møtet indikerer, passasjen det ble hentet fra og hvor sikker KI-en er. Godta det, rediger det først, eller avvis det.

Hva den lister opp, men ikke registrerer

Hvert møtes side lister opp handlinger, beslutninger og nye risikoer KI-en oppdaget. De legges ikke til i arbeidsplanen eller RAID-loggen din, og ingen blir påminnet om dem. Assistenten og Report Centre kan bruke dem. Hvis en handling eller risiko er viktig, legger du den til i planen eller loggen selv.

Hva den ennå ikke kan gjøre

• Opprette nytt arbeid. Hvis et møte avtaler en ny oppgave, legger du den til selv, eller markerer passasjen i møtet og bruker Rapporter et savnet element for å opprette den derfra.
• Flytte det som er avhengig av en dato. Å godta en ny forfallsdato endrer bare det ene elementet. Avhengige oppgaver, milepælen over dem og den kritiske stien forblir der de var inntil du flytter dem.
• Endre problemer eller avhengigheter i RAID-loggen, eller interessenter og synergier.
• Endre startdatoer, oppgavenavn, beskrivelser eller avhengigheter.
• Handle under samtalen. Forslag ankommer når analysen av det ferdige transkriptet er fullført.

Godta flere på én gang

Godta alle eksakte anvender hvert forslag som matchet et planelement nøyaktig. Et forslag matchet av et lignende navn, eller av KI-en, godtas ett om gangen, slik at du kan kontrollere at det peker på riktig element.

Et prosjekt kan også godta endringer i arbeidsstrømstatus automatisk når KI-en er sikker, fra Automation & accuracy. Det er av med mindre noen slår det på, og det gjelder ingenting annet.

Få mest mulig ut av det

• Gi oppgaver tydelige navn. KI-en matcher det som ble sagt mot planen din etter navn, og «Fase 2» i tre arbeidsstrømmer er vanskelig å skille fra hverandre.
• Hold eiere og % fullført oppdatert. KI-en leser dem, og et forslag er bare så godt som det det tar utgangspunkt i.
• Si endringer tydelig i møtet. «Overgangen flyttes til 28. november» gir et forslag; «vi er litt på etterskudd» gjør det kanskje ikke.
• Gjennomgå forslag snart etter møtet. Hvis noen redigerer elementet i mellomtiden, stopper forslaget og spør deg før det overskriver endringen deres.