Byg en arbejdsplan manuelt

En arbejdsplan tilhører én arbejdsstrøm. De fleste projekter har flere, én pr. funktion, og Køreplanen sammensætter dem til et samlet billede.

Strukturen

Arbejdsplaner er hierarkiske. Sektioner grupperer relateret arbejde; opgaver placeres under dem; en opgave kan have delopgaver under sig. Hver opgave har en ejer, en forfaldsdato, en status og en fuldførelsesprocent. Sektioner er det, som Walk the Walls-visningerne læser, så det er værd at give dem en reel betydning frem for blot at behandle dem som overskrifter.

Sådan bygger du en

1. Åbn arbejdsstrømmen, og vælg at oprette en arbejdsplan.
2. Tilføj sektioner for arbejdsblokkene. For en IT-arbejdsstrøm kan det være Applikationer, Infrastruktur, Data og Servicedesk.
3. Tilføj opgaver under hver sektion med en ejer og en forfaldsdato. En opgave uden ejer er den klart hyppigste årsag til, at en plan mister troværdighed.
4. Markér de opgaver, der er milepæle. Det er dem, Køreplanen og styringsgruppepakken viser.
5. Opdater status, efterhånden som arbejdet skrider frem. Se Spor fremskridt med RAG-status for, hvad de fem tilstande betyder.

Hvornår bør du gøre det manuelt

Når arbejdsstrømmen er lille, når du tilføjer til en allerede eksisterende plan, eller når du ved præcis, hvad arbejdet indebærer, og det er hurtigere at taste det ind end at redigere et udkast. For et tomt ark i en stor arbejdsstrøm er det typisk hurtigere at generere et første udkast og rette det; for en plan, der allerede findes i Excel eller Smartsheet, bør du importere den frem for at genindtaste den.

Hold den opdateret

Møde-intelligens kan foreslå statusændringer ud fra dine opkald, så planen opdateres på baggrund af den samtale, du allerede havde, frem for en rykkere-mail. Disse ankommer som forslag, som du kan acceptere.