Følg fremskridt med RAG-status

Status er det ene felt, der gør en plan rapporterbar. Angiv den forkert, og alle opsummeringer over den er også forkerte.

De fem tilstande

På elementniveau – på en opgave eller en sektion – ser de sådan ud:

• Planlægning. Ikke påbegyndt. Dette er standardindstillingen, så en plan, der aldrig er rørt, vises som Planlægning frem for På Rette Spor.
• På Rette Spor. Forløber som planlagt.
• Gendannelig. Glider bagud, men kan stadig indhentes inden for den nuværende plan.
• Blokeret. Kan ikke gendannes uden en beslutning, flere ressourcer eller en datoændring. Dette er den, der bør nå et styreudvalg.
• Afsluttet. Færdig.

De samme fem, sagt til en leder

I opsummeringer – projekthovedet, dashboardet, styreudvalgspakken – er de samme statusser formuleret til målgruppen: Bagud, I Risiko, På Rette Spor, Fuldført og Planlægning. At et projekt er bagud er en anden sætning end, at en opgave er blokeret. Tonen er forskellig; betydningen er det ikke. To registre, én status – og begge er bevidste.

Sådan fungerer opsummeringen

Et projekts status er det værste på tværs af dets aktive arbejdsstrømme, så én blokeret arbejdsstrøm ændrer projekthovedet. Det er bevidst: et gennemsnit ville skjule præcis det, du havde brug for at se. Et projekt, hvis arbejdsstrømme alle er afsluttede, opsummeres som Fuldført.

Aflæsning uden at stole på farver

Hvert RAG-indikator bærer både en form og en farve – én form pr. status – så status er læselig, selv hvis du ikke kan skelne rødt fra grønt. Status skrives som et ord, overalt hvor der er plads.

Hold det ærligt

Status er ikke afledt af fuldførelses­procenten – og det bør den heller ikke være. En opgave på 90 procent med en afhængighed, der ikke er landet, er Blokeret, ikke På Rette Spor. Meeting Intelligence foreslår statusændringer, den hører under opkald, hvilket er en god måde at holde planen i overensstemmelse med, hvad folk faktisk sagde.