Hvad AI'en gør med dine møder

Hvert møde, du importerer, læses af AI'en op imod dit projekts arbejdsplan. Den kan foreslå ændringer til elementer, der allerede er i din plan, den lister de handlinger, beslutninger og nye risici, den opfangede, og den overlader enhver ændring af dit register til en person. Denne side redegør for, hvor disse grænser går, så du ved, hvad der stadig skal gøres manuelt.

Sådan kommer et møde ind

• Upload eller indsæt et transskript fra Zoom, Teams, Google Meet, Otter eller dine egne noter.
• Teams og Zoom kan sende transskriptet automatisk, når et opkald er afsluttet. Din organisation tilknytter sin egen Microsoft- eller Zoom-app én gang i indstillingerne. Et Zoom-opkald optaget uden transskript springes over.
• Referentservicen deltager i et opkald og transskriberer det, herunder møder matchet i din arbejdskalender.

Uanset hvordan transskriptet ankommer, starter analysen af sig selv. Intet når din arbejdsplan, før en person accepterer det.

Hvad den kan foreslå

Ændringer til arbejdsplanelementer, der allerede eksisterer:

• Opgaver: status, forfaldsdato, % fuldført, ansvarlig og hvorvidt opgaven er en milepæl.
• Milepæle: status, forfaldsdato og ansvarlig.
• Arbejdsstrømme: status.
• Risici allerede i RAID-loggen: alvorlighed, status og ansvarlig.
• Chartersektioner, kun fra et møde med funktionelle ledere.

Hvert forslag viser elementets aktuelle værdi som din plan indeholder den, den værdi mødet antyder, det afsnit, det stammer fra, og hvor sikker AI'en er. Acceptér det, rediger det først, eller afvis det.

Hvad den lister, men ikke registrerer

Hvert mødes side lister de handlinger, beslutninger og nye risici, AI'en opfangede. De tilføjes ikke til din arbejdsplan eller din RAID-log, og ingen påmindes om dem. Assistenten og Report Centre kan trække på dem. Hvis en handling eller en risiko er vigtig, tilføjer du den selv til planen eller loggen.

Hvad den endnu ikke kan

• Oprette nyt arbejde. Hvis et møde aftaler en ny opgave, tilføjer du den selv, eller du markerer afsnittet på mødet og bruger Rapportér en overset post til at oprette den derfra.
• Flytte det, der afhænger af en dato. Hvis du accepterer en ny forfaldsdato, ændres kun det ene element. Afhængige opgaver, milepælen over dem og den kritiske sti forbliver, hvor de var, indtil du flytter dem.
• Ændre problemstillinger eller afhængigheder i RAID-loggen eller interessenter og synergier.
• Ændre startdatoer, opgavenavne, beskrivelser eller afhængigheder.
• Handle under opkaldet. Forslag ankommer, når analysen af det færdige transskript er gennemført.

Acceptér flere på én gang

Acceptér alle eksakte anvender hvert forslag, der matchede et planelement præcist. Et forslag matchet via et lignende navn eller af AI'en accepteres ét ad gangen, så du kan kontrollere, at det peger på det rigtige element.

Et projekt kan også automatisk acceptere ændringer af arbejdsstrømmens status, når AI'en er sikker, via Automation & accuracy. Det er slået fra som standard, medmindre nogen aktiverer det, og det gælder intet andet.

Få mest muligt ud af det

• Giv opgaver distinkte navne. AI'en matcher det sagte med din plan via navn, og Phase 2 i tre arbejdsstrømme er svært at skelne fra hinanden.
• Hold ansvarlige og % fuldført opdateret. AI'en læser dem, og et forslag er kun så godt som det, det tager udgangspunkt i.
• Udtryk ændringer tydeligt på mødet. Overdragelsen flyttes til den 28. november giver et forslag; vi er lidt bagud gør det måske ikke.
• Gennemgå forslag kort efter mødet. Hvis nogen redigerer elementet i mellemtiden, stopper forslaget op og spørger dig, inden det overskriver deres ændring.