Følg fremdrift med RAG-status

Status er det ene feltet som gjør en plan rapporterbar. Gjør du det feil, er alle oppsummeringer over det feil også.

De fem tilstandene

På elementnivå, for en oppgave eller en seksjon, lyder de:

• Planlegging. Ikke startet. Dette er standard, så en plan som aldri har blitt rørt vises som Planlegging, ikke Som planlagt.
• På sporet. Gjennomføres etter plan.
• Gjenopprettbar. Sklir ut, men du kan fortsatt hente den inn igjen innenfor gjeldende plan.
• Blokkert. Ikke gjenopprettbar uten en beslutning, mer ressurser eller en datoendring. Dette er den som bør nå et steerco.
• Avsluttet. Ferdig.

De samme fem, sagt til en leder

I oppsummeringer – prosjektoverskriften, dashbordet, steerco-pakken – er de samme statusene formulert for målgruppen: Ikke på sporet, I faresonen, På sporet, Fullført og Planlegging. At et prosjekt er ikke på sporet er en annen setning enn at en oppgave er blokkert. Toneleiet er forskjellig; betydningen er det ikke. To registre, én status – begge er bevisste valg.

Hvordan oppsummeringen fungerer

Et prosjekts status er den dårligste på tvers av aktive arbeidsstrømmer, så én blokkert arbeidsstrøm snur prosjektoverskriften. Det er bevisst: et gjennomsnitt ville skjule nøyaktig det du trengte å se. Et prosjekt der alle arbeidsstrømmer er avsluttet, oppsummeres som Fullført.

Lese det uten å stole på farge

Hvert RAG-indikator har en form i tillegg til en farge – én form per status – slik at statusen er lesbar selv om du ikke kan skille rødt fra grønt. Status skrives som et ord der det er plass til det.

Holde det ærlig

Status utledes ikke fra fullføringsprosent, og det bør den ikke. En oppgave på 90 prosent med en avhengighet som ikke er innfridd, er Blokkert, ikke På sporet. Meeting Intelligence foreslår statusendringer den hører i samtaler, noe som er en god måte å holde planen i tråd med det folk faktisk sa.