致整合負責人
「我已有 Excel 計劃。這個平台能帶來什麼？」
這是一個合理的問題，坦誠的答案並非「介面更美觀」。以下是試算表無法做到的四件事，以及一件它無法承受的考驗。
- 導入計劃
- 從 Excel 或 CSV 匯入現有工作計劃，欄位將自動對應。風險及 RAID 登記冊亦以相同方式匯入，一切均從現有資料出發。
- 源自協議
- 將TSA時間表輸入系統，它便會為每個工作流草擬工作計劃大綱，並自動填入管理退出事宜的追蹤器。文件本身即成為計劃，無需重新輸入。
- 依賴關係
- 跨職能依賴關係統一存放於各工作流之間，而非分散在各負責人的個人試算表中，因此某處出現延誤，相關影響便會即時顯示於受影響之處。
- 真正被查閱的RAID
- 風險、假設、議題及決策均與其所影響的工作事項直接掛鈎，而非存放於一份只在指導委員會前一週才被翻閱的獨立登記冊中。
- 工作節奏
- 指導委員會、IMO狀態匯報、工作流負責人會議及第一天就緒審查，均以會議範本形式提供，令工作節奏從第一週起即確立，無需在壓力下臨時摸索。
- 不因人而廢
- 試算表的根本弱點在於計劃只存活於建立者的腦海中。在此平台上，決策、負責人及歷史記錄均有案可查，交接時只需移交登入憑據，無需繁瑣的口頭匯報。