Què fa la IA amb les vostres reunions

Cada reunió que incorporeu és llegida per la IA en relació amb el pla de treball del vostre projecte. Pot proposar canvis als elements que ja existeixen al vostre pla, llista les accions, decisions i nous riscos que ha detectat, i deixa qualsevol modificació del vostre registre en mans d'una persona. Aquesta pàgina estableix on cauen aquestes línies, perquè sàpigues què cal fer manualment.

Com arriba una reunió

• Pugeu o enganxeu una transcripció de Zoom, Teams, Google Meet, Otter o les vostres pròpies notes.
• Teams i Zoom poden enviar la transcripció automàticament una vegada finalitzada la trucada. La vostra organització connecta la seva pròpia aplicació de Microsoft o Zoom una sola vegada, a la configuració. Una trucada de Zoom enregistrada sense transcripció s'omet.
• El servei de notes automàtiques s'uneix a una trucada i la transcriu, incloses les reunions del vostre calendari laboral.

Independentment de com arribi la transcripció, l'anàlisi s'inicia sola. Res no arriba al vostre pla de treball fins que una persona ho accepta.

Què pot proposar

Canvis als elements del pla de treball que ja existeixen:

• Tasques: estat, data de venciment, % completat, responsable i si la tasca és una fita.
• Fites: estat, data de venciment i responsable.
• Fluxos de treball: estat.
• Riscos ja al registre RAID: gravetat, estat i responsable.
• Seccions del pla director, només des d'una reunió de caps funcionals.

Cada proposta mostra el valor actual de l'element tal com el recull el vostre pla, el valor que implica la reunió, el fragment del qual prové i el grau de confiança de la IA. Accepteu-la, editeu-la primer o desestimeu-la.

Què llista però no registra

La pàgina de cada reunió llista les accions, decisions i nous riscos que ha detectat la IA. No s'afegeixen al vostre pla de treball ni al vostre registre RAID, i ningú no en rep recordatoris. L'assistent i el Report Centre poden utilitzar-los. Si una acció o un risc és important, afegiu-los vosaltres mateixos al pla o al registre.

Què no pot fer encara

• Crear nova feina. Si en una reunió s'acorda una nova tasca, afegiu-la vosaltres mateixos, o seleccioneu el fragment a la reunió i feu servir Informar d'un element omès per crear-la des d'allà.
• Moure el que depèn d'una data. Acceptar una nova data de venciment canvia només aquell element. Les tasques dependents, la fita superior i el camí crític es queden on eren fins que els moveu vosaltres.
• Canviar incidències o dependències al registre RAID, ni parts interessades ni sinergies.
• Canviar dates d'inici, noms de tasques, descripcions o dependències.
• Actuar durant la trucada. Les propostes arriben una vegada finalitzada l'anàlisi de la transcripció completa.

Acceptar diverses alhora

Acceptar totes les exactes aplica totes les propostes que coincidien exactament amb un element del pla. Una proposta coincident per un nom similar, o per la IA, s'accepta d'una en una, perquè pugueu verificar que apunta a l'element correcte.

Un projecte també pot acceptar canvis d'estat dels fluxos de treball automàticament quan la IA té prou confiança, des d'Automatització i precisió. Està desactivat tret que algú l'activi, i no s'aplica a res més.

Com treure-li el màxim profit

• Doneu noms distintius a les tasques. La IA fa coincidir el que s'ha dit amb el vostre pla pel nom, i «Fase 2» en tres fluxos de treball és difícil de distingir.
• Manteniu els responsables i el % completat actualitzats. La IA els llegeix, i una proposta és tan bona com el punt de partida del qual disposa.
• Expresseu els canvis clarament a la reunió. «El tall passa al 28 de novembre» genera una proposta; «anem una mica endarrerits» pot no fer-ho.
• Reviseu les propostes aviat després de la reunió. Si algú edita l'element mentrestant, la proposta s'atura i us demana confirmació abans de sobreescriure el seu canvi.