Wat de AI met uw vergaderingen doet

Elke vergadering die u inbrengt wordt door de AI gelezen in relatie tot het werkplan van uw project. De AI kan wijzigingen voorstellen voor items die al in uw plan staan, geeft een overzicht van de acties, besluiten en nieuwe risico's die zijn gehoord, en laat elke wijziging aan uw dossier over aan een persoon. Op deze pagina wordt uitgelegd waar die grenzen liggen, zodat u weet wat nog handmatig gedaan moet worden.

Hoe een vergadering binnenkomt

• Upload of plak een transcript van Zoom, Teams, Google Meet, Otter of uw eigen notities.
• Teams en Zoom kunnen het transcript automatisch verzenden zodra een gesprek is beëindigd. Uw organisatie koppelt eenmalig de eigen Microsoft- of Zoom-app in de instellingen. Een Zoom-gesprek dat is opgenomen zonder transcript wordt overgeslagen.
• De notulist neemt deel aan een gesprek en transcribeert dit, inclusief vergaderingen die overeenkomen met uw werkagenda.

Ongeacht hoe het transcript binnenkomt, start de analyse vanzelf. Niets bereikt uw werkplan totdat een persoon het accepteert.

Wat de AI kan voorstellen

Wijzigingen aan werkplanitems die al bestaan:

• Taken: status, einddatum, % voltooid, eigenaar en of de taak een mijlpaal is.
• Mijlpalen: status, einddatum en eigenaar.
• Werkstromen: status.
• Risico's die al in het RAID-logboek staan: ernst, status en eigenaar.
• Chartersecties, uitsluitend vanuit een vergadering van functionele leads.

Elk voorstel toont de huidige waarde zoals uw plan die heeft, de waarde die de vergadering impliceert, het betreffende fragment en hoe zeker de AI is. Accepteer het, bewerk het eerst, of verwerp het.

Wat de AI wel vermeldt maar niet vastlegt

De pagina van elke vergadering vermeldt de acties, besluiten en nieuwe risico's die de AI heeft gehoord. Deze worden niet toegevoegd aan uw werkplan of uw RAID-logboek, en niemand wordt eraan herinnerd. De assistent en Report Centre kunnen er wel gebruik van maken. Als een actie of risico van belang is, voeg het dan zelf toe aan het plan of het logboek.

Wat de AI nog niet kan

• Nieuw werk aanmaken. Als in een vergadering een nieuwe taak wordt afgesproken, voeg deze dan zelf toe, of selecteer het betreffende fragment bij de vergadering en gebruik Gemist item melden om het daar aan te maken.
• Afhankelijke items verplaatsen op basis van een datum. Het accepteren van een nieuwe einddatum wijzigt alleen dat ene item. Afhankelijke taken, de bovenliggende mijlpaal en het kritieke pad blijven staan totdat u ze zelf verplaatst.
• Issues of afhankelijkheden wijzigen in het RAID-logboek, of stakeholders en synergieën.
• Startdatums, taaknamen, omschrijvingen of afhankelijkheden wijzigen.
• Handelen tijdens het gesprek. Voorstellen komen pas beschikbaar zodra de analyse van het voltooide transcript is afgerond.

Meerdere voorstellen tegelijk accepteren

Alle exacte accepteren past elk voorstel toe dat exact overeenkomt met een werkplanitem. Een voorstel dat op basis van een vergelijkbare naam of door de AI is gekoppeld, wordt één voor één geaccepteerd, zodat u kunt controleren of het naar het juiste item verwijst.

Een project kan ook werkstroomstatuswijzigingen automatisch accepteren wanneer de AI voldoende zeker is, via Automatisering & nauwkeurigheid. Dit staat standaard uit tenzij iemand het inschakelt, en het is op niets anders van toepassing.

Er het meeste uithalen

• Geef taken duidelijke, onderscheidende namen. De AI koppelt wat er is gezegd aan uw plan op basis van naam, en "Fase 2" in drie werkstromen is moeilijk te onderscheiden.
• Houd eigenaren en % voltooid actueel. De AI leest deze gegevens, en een voorstel is slechts zo goed als de uitgangspositie.
• Benoem wijzigingen duidelijk in de vergadering. "De cutover verschuift naar 28 november" levert een voorstel op; "we lopen een beetje achter" mogelijk niet.
• Bekijk voorstellen snel na de vergadering. Als iemand het item in de tussentijd bewerkt, stopt het voorstel en vraagt het u om bevestiging voordat de wijziging wordt overschreven.