O que a IA faz com suas reuniões

Cada reunião que você traz para a plataforma é lida pela IA em relação ao plano de trabalho do seu projeto. Ela pode propor alterações a itens já existentes no plano, lista as ações, decisões e novos riscos identificados, e deixa qualquer mudança no registro para uma pessoa decidir. Esta página explica onde estão esses limites, para que você saiba o que ainda precisa ser feito manualmente.

Como uma reunião entra na plataforma

• Faça upload ou cole uma transcrição do Zoom, Teams, Google Meet, Otter ou das suas próprias anotações.
• O Teams e o Zoom podem enviar a transcrição automaticamente assim que uma chamada termina. Sua organização conecta seu próprio aplicativo Microsoft ou Zoom uma única vez, nas configurações. Uma chamada Zoom gravada sem transcrição é ignorada.
• O serviço de anotações automáticas entra em uma chamada e a transcreve, incluindo reuniões identificadas no seu calendário de trabalho.

Independentemente de como a transcrição chega, a análise começa automaticamente. Nada é aplicado ao seu plano de trabalho até que uma pessoa aceite.

O que a IA pode propor

Alterações em itens do plano de trabalho que já existem:

• Tarefas: status, prazo, % de conclusão, responsável e se a tarefa é um marco.
• Marcos: status, prazo e responsável.
• Fluxos de trabalho: status.
• Riscos já no log RAID: severidade, status e responsável.
• Seções do charter, somente a partir de uma reunião de líderes funcionais.

Cada proposta mostra o valor atual do item conforme está no seu plano, o valor que a reunião sugere, o trecho de onde veio e o nível de confiança da IA. Aceite, edite antes de aceitar ou descarte.

O que a IA lista, mas não registra

A página de cada reunião lista as ações, decisões e novos riscos identificados pela IA. Eles não são adicionados ao seu plano de trabalho nem ao log RAID, e ninguém recebe lembretes sobre eles. O assistente e o Report Centre podem utilizá-los. Se uma ação ou risco for relevante, adicione-o ao plano ou ao log você mesmo.

O que a IA ainda não consegue fazer

• Criar novos trabalhos. Se uma reunião acordar uma nova tarefa, adicione-a você mesmo, ou selecione o trecho na reunião e use Reportar item perdido para criá-la a partir daí.
• Mover o que depende de uma data. Aceitar um novo prazo altera apenas aquele item. Tarefas dependentes, o marco acima delas e o caminho crítico permanecem onde estavam até você movê-los.
• Alterar problemas ou dependências no log RAID, nem stakeholders e sinergias.
• Alterar datas de início, nomes de tarefas, descrições ou dependências.
• Agir durante a chamada. As propostas chegam após a conclusão da análise da transcrição finalizada.

Aceitar várias de uma vez

Aceitar todas as exatas aplica todas as propostas que corresponderam exatamente a um item do plano. Uma proposta correspondida por nome semelhante, ou pela IA, é aceita uma de cada vez, para que você possa verificar se aponta para o item correto.

Um projeto também pode aceitar alterações de status de fluxos de trabalho automaticamente quando a IA tiver alta confiança, por meio de Automação e precisão. Essa opção fica desativada até que alguém a ative, e não se aplica a mais nada.

Como aproveitar ao máximo

• Dê nomes distintos às tarefas. A IA faz a correspondência com o seu plano pelo nome, e ter "Fase 2" em três fluxos de trabalho diferentes é difícil de distinguir.
• Mantenha responsáveis e % de conclusão atualizados. A IA os lê, e uma proposta é tão boa quanto o ponto de partida dela.
• Expresse mudanças de forma clara na reunião. "A virada será em 28 de novembro" gera uma proposta; "estamos um pouco atrasados" pode não gerar.
• Revise as propostas logo após a reunião. Se alguém editar o item nesse intervalo, a proposta para e pede confirmação antes de sobrescrever a alteração.