Créer un plan de travail manuellement

Un plan de travail appartient à un seul flux de travail. La plupart des projets en comportent plusieurs, un par fonction, et la Feuille de route les compose en une vue d'ensemble unique.

La structure

Les plans de travail sont hiérarchiques. Les sections regroupent les travaux connexes ; les tâches se trouvent sous celles-ci ; une tâche peut comporter des sous-tâches. Chaque tâche porte un responsable, une date d'échéance, un statut et un pourcentage d'avancement. Les sections sont ce que lisent les vues Walk the Walls, il vaut donc la peine de leur donner un sens plutôt que de les traiter comme de simples titres.

Construire un plan

1. Ouvrez le flux de travail et choisissez de créer un plan de travail.
2. Ajoutez des sections pour les blocs de travail. Pour un flux de travail IT, cela pourrait être Applications, Infrastructure, Données et Service Desk.
3. Ajoutez des tâches sous chaque section, avec un responsable et une date d'échéance. Une tâche sans responsable est la raison la plus courante pour laquelle un plan perd toute crédibilité.
4. Marquez les tâches qui constituent des jalons. Ce sont ceux que la Feuille de route et le pack de comité de pilotage affichent.
5. Définissez le statut au fil de l'avancement des travaux. Voir Suivre la progression avec le statut RAG pour la signification des cinq états.

Quand le faire manuellement

Lorsque le flux de travail est de petite taille, lorsque vous ajoutez des éléments à un plan existant, ou lorsque vous savez exactement en quoi consiste le travail et que le saisir est plus rapide que de corriger un brouillon. Pour une page blanche sur un grand flux de travail, générer un premier brouillon et le corriger est généralement plus rapide ; pour un plan qui existe déjà dans Excel ou Smartsheet, importez-le plutôt que de le ressaisir.

Maintenir le plan à jour

Meeting Intelligence peut proposer des changements de statut à partir de vos appels, de sorte que le plan se met à jour à partir des échanges que vous avez déjà eus plutôt que d'un e-mail de relance. Ces propositions vous sont soumises pour acceptation.