Handmatig een werkplan opstellen

Een werkplan behoort tot één werkstroom. De meeste projecten hebben er meerdere, één per functie, en de Roadmap combineert ze tot één totaalbeeld.

De structuur

Werkplannen zijn hiërarchisch opgebouwd. Secties groeperen gerelateerde werkzaamheden; taken vallen daaronder; een taak kan detailtaken bevatten. Elke taak heeft een verantwoordelijke, een einddatum, een status en een percentage voltooid. Secties zijn wat de Walk the Walls-weergaven lezen, dus het is de moeite waard ze betekenisvol te maken in plaats van ze als koppen te behandelen.

Een plan opbouwen

1. Open de werkstroom en kies ervoor een werkplan aan te maken.
2. Voeg secties toe voor de werkblokken. Voor een IT-werkstroom kunnen dat bijvoorbeeld Applicaties, Infrastructuur, Data en Servicedesk zijn.
3. Voeg taken toe onder elke sectie, met een verantwoordelijke en een einddatum. Een taak zonder eigenaar is de meest voorkomende reden waarom een plan niet meer serieus wordt genomen.
4. Markeer de taken die mijlpalen zijn. Dit zijn de taken die de Roadmap en het stuurcomitépakket tonen.
5. Stel de status in naarmate het werk vordert. Zie Voortgang bijhouden met RAG-status voor de betekenis van de vijf statussen.

Wanneer handmatig invoeren

Wanneer de werkstroom klein is, wanneer u iets toevoegt aan een bestaand plan, of wanneer u precies weet wat het werk inhoudt en typen sneller is dan een concept bewerken. Voor een leeg blad bij een grote werkstroom is het doorgaans sneller om eerst een concept te genereren en dat te corrigeren; voor een plan dat al bestaat in Excel of Smartsheet, importeert u het in plaats van het opnieuw in te typen.

Actueel houden

Meeting Intelligence kan statuswijzigingen voorstellen op basis van uw gesprekken, zodat het plan wordt bijgewerkt vanuit het gesprek dat u al had in plaats van via een herinneringsmail. Deze komen als voorstellen die u kunt accepteren.