Voortgang bijhouden met RAG-status

Status is het ene veld dat een plan rapporteerbaar maakt. Stel het verkeerd in, dan klopt elke samenvatting daarboven ook niet.

De vijf statussen

Op itemniveau, bij een taak of sectie, luiden ze:

• Gepland. Nog niet gestart. Dit is de standaard, zodat een plan dat nooit is aangeraakt verschijnt als Gepland in plaats van Op Schema.
• Op Schema. Verloopt volgens plan.
• Herstelbaar. Loopt achter, maar is nog binnen het huidige plan in te halen.
• Geblokkeerd. Niet herstelbaar zonder een beslissing, extra capaciteit of een datumwijziging. Dit is de status die de stuurgroep moet bereiken.
• Afgesloten. Voltooid.

Dezelfde vijf, voor een bestuurder

In samenvattingen — de projectheader, het dashboard, het stuurgroeppakket — zijn dezelfde statussen op het publiek afgestemd: Achter op Schema, Op Risico, Op Schema, Voltooid en Gepland. Dat een project achter op schema ligt, is een andere zin dan dat een taak geblokkeerd is. De toon verschilt; de betekenis niet. Twee registers, één status — beide zijn bewust gekozen.

Hoe de samenvatting werkt

De status van een project is de slechtste van alle actieve werkstromen, zodat één geblokkeerde werkstroom de projectheader beïnvloedt. Dat is bewust: een gemiddelde zou precies verbergen wat u moest zien. Een project waarvan alle werkstromen zijn afgesloten, verschijnt als Voltooid.

Lezen zonder op kleur te vertrouwen

Elke RAG-indicator heeft naast een kleur ook een vorm — één vorm per status — zodat de status leesbaar is als u rood en groen niet van elkaar kunt onderscheiden. Status wordt als woord weergegeven waar daar ruimte voor is.

Eerlijk houden

Status is niet afgeleid van het percentage voltooid, en dat is terecht. Een taak op 90 procent met een afhankelijkheid die nog niet is afgerond, is Geblokkeerd — niet Op Schema. Meeting Intelligence stelt statuswijzigingen voor die het tijdens gesprekken oppikt, wat een goede manier is om het plan in lijn te houden met wat mensen daadwerkelijk hebben gezegd.