Co AI robi z Twoimi spotkaniami

Każde spotkanie, które wgrasz, jest przez AI analizowane w odniesieniu do planu pracy Twojego projektu. AI może proponować zmiany elementów już istniejących w planie, wyświetla wykryte działania, decyzje i nowe ryzyka, a każdą zmianę w rejestrze pozostawia do zatwierdzenia przez człowieka. Ta strona wyjaśnia, gdzie przebiegają te granice, abyś wiedział, co nadal wymaga ręcznej interwencji.

Jak spotkanie trafia do systemu

• Prześlij lub wklej transkrypt z Zoom, Teams, Google Meet, Otter lub własnych notatek.
• Teams i Zoom mogą automatycznie przesyłać transkrypt po zakończeniu rozmowy. Twoja organizacja łączy własną aplikację Microsoft lub Zoom jednorazowo w ustawieniach. Rozmowy Zoom nagrane bez transkryptu są pomijane.
• Notatnik dołącza do rozmowy i ją transkrybuje, w tym spotkania dopasowane do Twojego kalendarza służbowego.

Niezależnie od sposobu dostarczenia transkryptu analiza uruchamia się automatycznie. Do planu pracy nic nie trafia, dopóki osoba tego nie zaakceptuje.

Co może proponować

Zmiany elementów planu pracy, które już istnieją:

• Zadania: status, termin wykonania, % ukończenia, właściciel oraz czy zadanie jest kamieniem milowym.
• Kamienie milowe: status, termin i właściciel.
• Strumienie pracy: status.
• Ryzyka istniejące w dzienniku RAID: poziom istotności, status i właściciel.
• Sekcje karty projektu, wyłącznie ze spotkania funkcjonalnych liderów.

Każda propozycja pokazuje bieżącą wartość elementu w planie, wartość wynikającą ze spotkania, fragment tekstu, z którego pochodzi, oraz poziom pewności AI. Możesz ją zaakceptować, najpierw edytować lub odrzucić.

Co wyświetla, ale nie zapisuje

Na stronie każdego spotkania wyświetlone są działania, decyzje i nowe ryzyka wykryte przez AI. Nie są one dodawane do planu pracy ani do dziennika RAID i nikt nie jest o nich przypominany. Asystent i Report Centre mogą z nich korzystać. Jeśli jakieś działanie lub ryzyko jest istotne, dodaj je do planu lub dziennika samodzielnie.

Czego jeszcze nie potrafi

• Tworzyć nowych prac. Jeśli na spotkaniu uzgodniono nowe zadanie, dodaj je samodzielnie lub zaznacz odpowiedni fragment na stronie spotkania i użyj opcji Zgłoś pominięty element, aby je stamtąd utworzyć.
• Przesuwać elementów zależnych od daty. Zaakceptowanie nowego terminu zmienia tylko ten jeden element. Zadania zależne, kamień milowy nadrzędny i ścieżka krytyczna pozostają bez zmian, dopóki nie przeniesiesz ich samodzielnie.
• Zmieniać problemów ani zależności w dzienniku RAID, ani interesariuszy i synergii.
• Zmieniać dat rozpoczęcia, nazw zadań, opisów ani zależności.
• Działać w trakcie rozmowy. Propozycje pojawiają się dopiero po zakończeniu analizy gotowego transkryptu.

Akceptowanie kilku propozycji jednocześnie

Zaakceptuj wszystkie dokładne stosuje każdą propozycję, która dokładnie pasowała do elementu planu. Propozycja dopasowana przez podobną nazwę lub przez AI jest akceptowana pojedynczo, abyś mógł sprawdzić, czy wskazuje właściwy element.

Projekt może też automatycznie akceptować zmiany statusu strumieni pracy, gdy AI jest pewna swojej oceny, dostępne w sekcji Automation & accuracy. Opcja jest domyślnie wyłączona i nie dotyczy żadnych innych elementów.

Jak wyciągnąć z tego jak najwięcej

• Nadawaj zadaniom unikalne nazwy. AI dopasowuje wypowiedzi do planu po nazwie, a „Faza 2” powtarzająca się w trzech strumieniach pracy jest trudna do odróżnienia.
• Aktualizuj właścicieli i % ukończenia na bieżąco. AI je odczytuje, a propozycja jest tylko tak dobra, jak dane wyjściowe, od których zaczyna.
• Formułuj zmiany jednoznacznie w trakcie spotkania. „Przełączenie przesuwa się na 28 listopada” generuje propozycję; „trochę się opóźniamy” może jej nie wygenerować.
• Przeglądaj propozycje wkrótce po spotkaniu. Jeśli ktoś w międzyczasie edytuje dany element, propozycja zatrzymuje się i pyta przed nadpisaniem jego zmiany.