Vad AI:n gör med dina möten

Varje möte du lägger in läses av AI:n mot ditt projekts arbetsplan. Den kan föreslå ändringar av befintliga poster i din plan, den listar de åtgärder, beslut och nya risker den identifierat, och den överlåter varje ändring av din dokumentation till en person. Den här sidan beskriver var dessa gränser går, så att du vet vad som fortfarande behöver göras manuellt.

Hur ett möte kommer in

• Ladda upp eller klistra in ett transskript från Zoom, Teams, Google Meet, Otter eller dina egna anteckningar.
• Teams och Zoom kan skicka transskriptet automatiskt när ett samtal har avslutats. Din organisation ansluter sin egen Microsoft- eller Zoom-app en gång i inställningarna. Ett Zoom-samtal som spelats in utan transskript hoppas över.
• Anteckningstjänsten deltar i ett samtal och transkriberar det, inklusive möten som matchas mot din arbetskalender.

Oavsett hur transskriptet anländer startar analysen automatiskt. Ingenting når din arbetsplan förrän en person godkänner det.

Vad den kan föreslå

Ändringar av befintliga poster i arbetsplanen:

• Uppgifter: status, slutdatum, % slutfört, ansvarig och om uppgiften är en milstolpe.
• Milstolpar: status, slutdatum och ansvarig.
• Arbetsflöden: status.
• Risker som redan finns i RAID-loggen: allvarlighetsgrad, status och ansvarig.
• Stadgeavsnitt, enbart från ett möte med funktionsansvariga.

Varje förslag visar postens nuvarande värde i din plan, det värde mötet antyder, det stycke det hämtades från och hur säker AI:n är. Godkänn det, redigera det först, eller avvisa det.

Vad den listar men inte registrerar

Varje mötes sida listar de åtgärder, beslut och nya risker som AI:n identifierat. De läggs inte till i din arbetsplan eller din RAID-logg, och ingen påminns om dem. Assistenten och Report Centre kan använda dem. Om en åtgärd eller en risk är viktig, lägg till den i planen eller loggen själv.

Vad den inte kan göra ännu

• Skapa nytt arbete. Om ett möte beslutar om en ny uppgift, lägg till den själv, eller markera stycket på mötet och använd Rapportera en missad post för att skapa den därifrån.
• Flytta det som är beroende av ett datum. Att godkänna ett nytt slutdatum ändrar bara den enskilda posten. Beroende uppgifter, milstolpen ovanför dem och den kritiska vägen förblir oförändrade tills du flyttar dem.
• Ändra ärenden eller beroenden i RAID-loggen, eller intressenter och synergier.
• Ändra startdatum, uppgiftsnamn, beskrivningar eller beroenden.
• Agera under samtalet. Förslag anländer när analysen av det färdiga transskriptet är klar.

Godkänna flera på en gång

Godkänn alla exakta tillämpar varje förslag som exakt matchade en post i planen. Ett förslag som matchats via ett liknande namn, eller av AI:n, godkänns ett i taget så att du kan kontrollera att det pekar på rätt post.

Ett projekt kan också godkänna statusändringar för arbetsflöden automatiskt när AI:n är säker, via Automation & accuracy. Det är inaktiverat om inte någon aktiverar det, och det gäller ingenting annat.

Få ut mest av det

• Ge uppgifter distinkta namn. AI:n matchar det som sades mot din plan utifrån namn, och Fas 2 i tre arbetsflöden är svårt att särskilja.
• Håll ansvariga och % slutfört uppdaterade. AI:n läser dem, och ett förslag är bara så bra som det det utgår ifrån.
• Ange ändringar tydligt på mötet. Den 28 november är cutovern ger ett förslag; vi ligger lite efter kanske inte.
• Granska förslag snart efter mötet. Om någon redigerar posten under tiden pausar förslaget och frågar dig innan det skriver över deras ändring.