Cosa fa l'AI con le tue riunioni

Ogni riunione che inserisci viene letta dall'AI in relazione al piano di lavoro del tuo progetto. L'AI può proporre modifiche agli elementi già presenti nel piano, elenca le azioni, le decisioni e i nuovi rischi rilevati, e lascia a una persona ogni modifica al registro. Questa pagina definisce i confini, così sai cosa deve ancora essere fatto manualmente.

Come una riunione viene acquisita

• Carica o incolla una trascrizione da Zoom, Teams, Google Meet, Otter o dalle tue note.
• Teams e Zoom possono inviare la trascrizione automaticamente al termine di una chiamata. La tua organizzazione collega la propria app Microsoft o Zoom una sola volta, nelle impostazioni. Una chiamata Zoom registrata senza trascrizione viene ignorata.
• Il sistema di trascrizione si unisce a una chiamata e la trascrive, incluse le riunioni abbinate al tuo calendario di lavoro.

In qualunque modo arrivi la trascrizione, l'analisi parte automaticamente. Nulla viene trasferito al tuo piano di lavoro finché una persona non lo accetta.

Cosa può proporre

Modifiche agli elementi del piano di lavoro già esistenti:

• Attività: stato, data di scadenza, % di completamento, responsabile e se l'attività è una milestone.
• Milestone: stato, data di scadenza e responsabile.
• Flussi di lavoro: stato.
• Rischi già nel registro RAID: gravità, stato e responsabile.
• Sezioni dello charter, solo da una riunione dei responsabili funzionali.

Ogni proposta mostra il valore attuale dell'elemento nel piano, il valore che emerge dalla riunione, il passaggio da cui proviene e il livello di confidenza dell'AI. Accetta, modifica prima, oppure ignora.

Cosa elenca ma non registra

La pagina di ogni riunione elenca le azioni, le decisioni e i nuovi rischi rilevati dall'AI. Non vengono aggiunti al tuo piano di lavoro né al registro RAID, e nessuno ne viene informato. L'assistente e il Report Centre possono attingervi. Se un'azione o un rischio è rilevante, aggiungilo tu stesso al piano o al registro.

Cosa non è ancora in grado di fare

• Creare nuovi elementi di lavoro. Se in una riunione si concorda una nuova attività, aggiungila tu stesso, oppure seleziona il passaggio nella riunione e usa Segnala un elemento mancante per crearla da lì.
• Spostare ciò che dipende da una data. Accettare una nuova data di scadenza modifica solo quell'elemento. Le attività dipendenti, la milestone superiore e il percorso critico rimangono dove si trovano finché non li sposti tu.
• Modificare problemi o dipendenze nel registro RAID, né stakeholder e sinergie.
• Modificare date di inizio, nomi delle attività, descrizioni o dipendenze.
• Agire durante la chiamata. Le proposte arrivano una volta completata l'analisi della trascrizione finale.

Accettare più proposte contemporaneamente

Accetta tutte le corrispondenze esatte applica ogni proposta che corrisponde esattamente a un elemento del piano. Una proposta abbinata per nome simile, o dall'AI, viene accettata una alla volta, così puoi verificare che punti all'elemento corretto.

Un progetto può anche accettare automaticamente le modifiche allo stato dei flussi di lavoro quando l'AI è sufficientemente sicura, tramite Automazione e precisione. È disattivata per impostazione predefinita e non si applica ad altro.

Come ottenere il massimo

• Assegna alle attività nomi univoci. L'AI abbina ciò che è stato detto al tuo piano tramite il nome, e "Fase 2" in tre flussi di lavoro è difficile da distinguere.
• Mantieni aggiornati i responsabili e la % di completamento. L'AI li legge, e una proposta è valida solo quanto il punto di partenza.
• Esprimi i cambiamenti in modo esplicito durante la riunione. "Il cutover si sposta al 28 novembre" genera una proposta; "siamo un po' indietro" potrebbe non farlo.
• Esamina le proposte subito dopo la riunione. Se nel frattempo qualcuno modifica l'elemento, la proposta si interrompe e ti chiede conferma prima di sovrascrivere la modifica.