AIが会議で行うこと

取り込まれたすべての会議は、AIがプロジェクトのワークプランと照合しながら読み取ります。AIはプラン内の既存項目への変更を提案し、検出したアクション、決定事項、新たなリスクを一覧表示します。また、記録の変更はすべて人が行います。このページでは、それぞれの境界線を説明します。手動での対応が必要な箇所をご確認ください。

会議の取り込み方法

• Zoom、Teams、Google Meet、Otter、または独自のメモのトランスクリプトをアップロードまたは貼り付けします。
• TeamsとZoomは、通話終了後にトランスクリプトを自動送信できます。組織が自社のMicrosoftまたはZoomアプリを設定画面で一度接続するだけです。トランスクリプトなしで録音されたZoom通話はスキップされます。
• ノートテイカーが通話に参加してトランスクリプトを作成します。業務カレンダーに登録された会議にも対応します。

トランスクリプトの受信方法にかかわらず、分析は自動的に開始されます。担当者が承認するまで、ワークプランには何も反映されません。

提案できる内容

既存のワークプラン項目への変更：

• タスク：ステータス、期日、進捗率、担当者、マイルストーンかどうか。
• マイルストーン：ステータス、期日、担当者。
• ワークストリーム：ステータス。
• RAIDログ内の既存リスク：深刻度、ステータス、担当者。
• チャーターセクション（機能リードミーティングのみ）。

各提案には、現在のプランでの項目値、会議から示唆される値、該当箇所の引用、AIの確信度が表示されます。承認、事前の編集、または却下のいずれかを選択できます。

一覧表示されるが記録されない内容

各会議のページには、AIが検出したアクション、決定事項、新たなリスクが一覧表示されます。これらはワークプランやRAIDログには追加されず、リマインダーも送信されません。アシスタントとReport Centreはこれらを参照できます。重要なアクションやリスクがある場合は、ご自身でプランまたはログに追加してください。

現時点でできないこと

• 新しい作業の作成。会議で新しいタスクが合意された場合は、ご自身で追加するか、会議内の該当箇所を選択して見落とし項目の報告からタスクを作成してください。
• 依存関係のある項目の移動。新しい期日を承認すると、その1項目のみが変更されます。依存タスク、上位のマイルストーン、クリティカルパスは手動で変更するまでそのままです。
• RAIDログ内の課題や依存関係、あるいはステークホルダーやシナジーの変更。
• 開始日、タスク名、説明、依存関係の変更。
• 通話中の処理。提案は、完了したトランスクリプトの分析が終わってから届きます。

複数項目の一括承認

完全一致をすべて承認を選択すると、プランの項目と完全に一致したすべての提案が適用されます。類似名またはAIによって一致した提案は1件ずつ確認が必要です。正しい項目を指しているかどうかを確認できます。

プロジェクトでは、AIの確信度が高い場合に自動化と精度設定からワークストリームのステータス変更を自動承認することもできます。この機能はデフォルトでオフになっており、他の項目には適用されません。

最大限に活用するために

• タスクには明確な名前を付けてください。AIは発言内容をプランの名前と照合します。3つのワークストリームに「フェーズ2」が存在すると、区別が困難になります。
• 担当者と進捗率を最新の状態に保ってください。AIはこれらを参照しており、提案の精度は開始時点の情報に依存します。
• 会議では変更を明確に述べてください。「カットオーバーは11月28日に変更」とすれば提案が生成されますが、「少し遅れている」では生成されない場合があります。
• 会議後すぐに提案を確認してください。その間に他の誰かが項目を編集した場合、提案は上書き前に確認を求めます。