Ręczne tworzenie planu pracy

Plan pracy należy do jednego strumienia prac. Większość projektów ma ich kilka — po jednym na funkcję — a Plan działania łączy je w jeden spójny obraz.

Struktura

Plany pracy są hierarchiczne. Sekcje grupują powiązane zadania; zadania znajdują się pod nimi; zadanie może mieć pod sobą zadania szczegółowe. Każde zadanie ma właściciela, termin realizacji, status i procent ukończenia. Sekcje są tym, co odczytują widoki Walk the Walls, dlatego warto nadać im znaczenie, a nie traktować je jedynie jako nagłówki.

Budowanie planu

1. Otwórz strumień prac i wybierz opcję utworzenia planu pracy.
2. Dodaj sekcje dla bloków prac. W przypadku strumienia IT mogą to być Aplikacje, Infrastruktura, Dane i Service Desk.
3. Dodaj zadania w każdej sekcji, przypisując właściciela i termin realizacji. Zadanie bez właściciela to najczęstsza przyczyna utraty wiarygodności planu.
4. Oznacz zadania będące kamieniami milowymi. To one są widoczne w Planie działania i w materiałach na posiedzenia komitetu sterującego.
5. Aktualizuj statusy w miarę postępu prac. Zob. Śledzenie postępów za pomocą statusu RAG, aby dowiedzieć się, co oznaczają pięć stanów.

Kiedy tworzyć plan ręcznie

Gdy strumień prac jest niewielki, gdy uzupełniasz istniejący plan lub gdy dokładnie wiesz, na czym polegają prace i wpisanie ich jest szybsze niż edytowanie szkicu. Przy pustej stronie i dużym strumieniu prac wygenerowanie pierwszego szkicu i jego poprawienie jest zwykle szybsze; jeśli plan już istnieje w Excelu lub Smartsheet, zaimportuj go zamiast przepisywać.

Utrzymywanie aktualności

Meeting Intelligence może proponować zmiany statusów na podstawie Twoich rozmów, dzięki czemu plan aktualizuje się w oparciu o toczone przez Ciebie dyskusje, a nie o e-maile z przypomnieniami. Propozycje te trafiają do Ciebie w celu zatwierdzenia.