Bygg en arbetsplan manuellt

En arbetsplan tillhör ett arbetsflöde. De flesta projekt har flera, en per funktion, och Roadmap sätter samman dem till en samlad bild.

Strukturen

Arbetsplaner är hierarkiska. Avsnitt grupperar relaterat arbete; uppgifter placeras under dem och en uppgift kan ha deluppgifter under sig. Varje uppgift har en ansvarig, ett slutdatum, en status och en procentandel slutförd. Avsnitt är det Walk the Walls-vyerna läser, så det är värt att ge dem en meningsfull innebörd snarare än att behandla dem som rubriker.

Att bygga en plan

1. Öppna arbetsflödet och välj att skapa en arbetsplan.
2. Lägg till avsnitt för arbetsblocken. För ett IT-arbetsflöde kan det vara Applikationer, Infrastruktur, Data och Servicedesk.
3. Lägg till uppgifter under varje avsnitt, med en ansvarig och ett slutdatum. En uppgift utan ansvarig är den absolut vanligaste anledningen till att en plan slutar tas på allvar.
4. Markera de uppgifter som är milstolpar. Det är dessa som Roadmap och styrgruppspaket visar.
5. Sätt status i takt med att arbetet fortskrider. Se Följ upp med RAG-status för vad de fem tillstånden innebär.

När du ska göra det för hand

När arbetsflödet är litet, när du lägger till i en plan som redan finns, eller när du vet exakt vad arbetet är och det går snabbare att skriva in det än att redigera ett utkast. För en tom sida i ett stort arbetsflöde är det vanligtvis snabbare att generera ett första utkast och korrigera det; för en plan som redan finns i Excel eller Smartsheet – importera den i stället för att skriva om den.

Att hålla den aktuell

Meeting Intelligence kan föreslå statusändringar utifrån dina samtal, så att planen uppdateras från konversationen du redan hade i stället för via ett påminnelsemail. Dessa presenteras som förslag som du kan godkänna.