Qué hace la IA con tus reuniones

Cada reunión que incorporas es leída por la IA en relación con el plan de trabajo de tu proyecto. Puede proponer cambios a elementos que ya están en tu plan, lista las acciones, decisiones y nuevos riesgos que detectó, y deja cualquier modificación a tu registro en manos de una persona. Esta página explica dónde se trazan esas líneas, para que sepas qué sigue siendo necesario hacer manualmente.

Cómo entra una reunión

• Sube o pega una transcripción de Zoom, Teams, Google Meet, Otter o tus propias notas.
• Teams y Zoom pueden enviar la transcripción automáticamente una vez finalizada la llamada. Tu organización conecta su propia aplicación de Microsoft o Zoom una sola vez, en la configuración. Una llamada de Zoom grabada sin transcripción se omite.
• El tomador de notas se une a una llamada y la transcribe, incluidas las reuniones coincidentes en tu calendario de trabajo.

Independientemente de cómo llegue la transcripción, el análisis comienza solo. Nada llega a tu plan de trabajo hasta que una persona lo acepta.

Qué puede proponer

Cambios a elementos del plan de trabajo que ya existen:

• Tareas: estado, fecha de vencimiento, % completado, responsable y si la tarea es un hito.
• Hitos: estado, fecha de vencimiento y responsable.
• Flujos de trabajo: estado.
• Riesgos ya registrados en el RAID log: gravedad, estado y responsable.
• Secciones del acta constitutiva, solo a partir de una reunión de responsables funcionales.

Cada propuesta muestra el valor actual del elemento según tu plan, el valor que implica la reunión, el fragmento del que proviene y el nivel de confianza de la IA. Acéptala, edítala primero o descártala.

Qué lista pero no registra

La página de cada reunión lista las acciones, decisiones y nuevos riesgos detectados por la IA. No se añaden a tu plan de trabajo ni a tu RAID log, y nadie recibe recordatorios al respecto. El asistente y el Report Centre pueden hacer uso de ellos. Si una acción o un riesgo es relevante, añádelo tú mismo al plan o al registro.

Qué no puede hacer todavía

• Crear trabajo nuevo. Si en una reunión se acuerda una nueva tarea, añádela tú mismo, o selecciona el fragmento en la reunión y usa Informar de un elemento omitido para crearlo desde ahí.
• Mover lo que depende de una fecha. Aceptar una nueva fecha de vencimiento cambia solo ese elemento. Las tareas dependientes, el hito que las engloba y la ruta crítica permanecen donde estaban hasta que tú las muevas.
• Cambiar incidencias o dependencias en el RAID log, ni partes interesadas ni sinergias.
• Cambiar fechas de inicio, nombres de tareas, descripciones o dependencias.
• Actuar durante la llamada. Las propuestas llegan una vez completado el análisis de la transcripción finalizada.

Aceptar varias a la vez

Aceptar todas las exactas aplica cada propuesta que coincidió exactamente con un elemento del plan. Una propuesta coincidente por nombre similar, o por la IA, se acepta de una en una para que puedas verificar que apunta al elemento correcto.

Un proyecto también puede aceptar automáticamente los cambios de estado de flujos de trabajo cuando la IA tiene un nivel de confianza alto, desde Automation & accuracy. Está desactivado salvo que alguien lo active, y no se aplica a ninguna otra cosa.

Cómo sacarle el máximo partido

• Asigna nombres únicos a las tareas. La IA relaciona lo dicho con tu plan por nombre, y «Fase 2» en tres flujos de trabajo es difícil de distinguir.
• Mantén actualizados los responsables y el % completado. La IA los lee, y una propuesta es tan buena como el punto de partida del que dispone.
• Expresa los cambios con claridad en la reunión. «El traspaso se mueve al 28 de noviembre» genera una propuesta; «vamos un poco retrasados» puede no hacerlo.
• Revisa las propuestas poco después de la reunión. Si alguien edita el elemento mientras tanto, la propuesta se detiene y te pregunta antes de sobrescribir su cambio.