O que a IA faz com as suas reuniões

Cada reunião que introduz é lida pela IA em função do plano de trabalho do seu projeto. Pode propor alterações a itens já existentes no seu plano, lista as ações, decisões e novos riscos identificados, e deixa cada alteração ao seu registo para uma pessoa decidir. Esta página explica onde estão essas fronteiras, para que saiba o que ainda precisa de ser feito manualmente.

Como uma reunião entra no sistema

• Carregue ou cole uma transcrição do Zoom, Teams, Google Meet, Otter ou das suas próprias notas.
• O Teams e o Zoom podem enviar a transcrição automaticamente assim que uma chamada terminar. A sua organização liga a sua própria aplicação Microsoft ou Zoom uma única vez, nas definições. Uma chamada Zoom gravada sem transcrição é ignorada.
• O serviço de notas entra numa chamada e transcreve-a, incluindo reuniões identificadas no seu calendário de trabalho.

Independentemente da forma como a transcrição chega, a análise inicia-se automaticamente. Nada chega ao seu plano de trabalho até uma pessoa o aceitar.

O que pode propor

Alterações a itens do plano de trabalho já existentes:

• Tarefas: estado, data de conclusão, % de progresso, responsável e se a tarefa é um marco.
• Marcos: estado, data de conclusão e responsável.
• Fluxos de trabalho: estado.
• Riscos já no registo RAID: gravidade, estado e responsável.
• Secções do charter, apenas a partir de uma reunião de responsáveis funcionais.

Cada proposta mostra o valor atual do item no seu plano, o valor que a reunião sugere, a passagem de onde foi retirado e o nível de confiança da IA. Aceite-a, edite-a primeiro ou rejeite-a.

O que lista mas não regista

A página de cada reunião lista as ações, decisões e novos riscos identificados pela IA. Não são adicionados ao seu plano de trabalho nem ao seu registo RAID, e ninguém é notificado sobre eles. O assistente e o Report Centre podem consultá-los. Se uma ação ou um risco for relevante, adicione-o ao plano ou ao registo manualmente.

O que ainda não consegue fazer

• Criar novo trabalho. Se numa reunião for acordada uma nova tarefa, adicione-a manualmente, ou selecione a passagem na reunião e utilize Comunicar um item em falta para a criar a partir daí.
• Mover o que depende de uma data. Aceitar uma nova data de conclusão altera apenas esse item. As tarefas dependentes, o marco acima delas e o caminho crítico permanecem onde estavam até os mover manualmente.
• Alterar problemas ou dependências no registo RAID, nem intervenientes e sinergias.
• Alterar datas de início, nomes de tarefas, descrições ou dependências.
• Agir durante a chamada. As propostas chegam apenas quando a análise da transcrição concluída estiver terminada.

Aceitar várias de uma vez

Aceitar todas as exatas aplica todas as propostas que corresponderam exatamente a um item do plano. Uma proposta correspondida por um nome semelhante, ou pela IA, é aceite uma de cada vez, para que possa verificar se aponta para o item correto.

Um projeto pode também aceitar automaticamente alterações de estado de fluxos de trabalho quando a IA tem confiança suficiente, a partir de Automation & accuracy. Está desativado por defeito e não se aplica a mais nada.

Tirar o máximo partido

• Dê nomes distintos às tarefas. A IA faz a correspondência entre o que foi dito e o seu plano pelo nome, e "Fase 2" em três fluxos de trabalho é difícil de distinguir.
• Mantenha os responsáveis e a % de progresso atualizados. A IA lê-os, e uma proposta é tão boa quanto aquilo de que parte.
• Expresse as alterações de forma clara na reunião. "A transição move-se para 28 de novembro" gera uma proposta; "estamos um pouco atrasados" pode não gerar.
• Reveja as propostas logo após a reunião. Se alguém editar o item entretanto, a proposta para e pede-lhe confirmação antes de sobrescrever a alteração dessa pessoa.