Ce que l'IA fait de vos réunions

Chaque réunion que vous importez est analysée par l'IA au regard du plan de travail de votre projet. Elle peut proposer des modifications aux éléments déjà présents dans votre plan, répertorier les actions, décisions et nouveaux risques identifiés, et laisse toute modification de votre dossier à l'appréciation d'une personne. Cette page précise où se situent ces limites, afin que vous sachiez ce qui doit encore être fait manuellement.

Comment une réunion est intégrée

• Importez ou collez une transcription depuis Zoom, Teams, Google Meet, Otter ou vos propres notes.
• Teams et Zoom peuvent envoyer la transcription automatiquement dès qu'un appel est terminé. Votre organisation connecte sa propre application Microsoft ou Zoom une seule fois, dans les paramètres. Un appel Zoom enregistré sans transcription est ignoré.
• L'outil de prise de notes rejoint un appel et le transcrit, y compris les réunions identifiées dans votre calendrier de travail.

Quelle que soit la façon dont la transcription arrive, l'analyse démarre automatiquement. Rien n'est appliqué à votre plan de travail tant qu'une personne ne l'a pas accepté.

Ce qu'elle peut proposer

Des modifications aux éléments du plan de travail déjà existants :

• Tâches : statut, date d'échéance, % d'avancement, responsable, et si la tâche est un jalon.
• Jalons : statut, date d'échéance et responsable.
• Flux de travail : statut.
• Risques déjà dans le journal RAID : criticité, statut et responsable.
• Sections de la charte, uniquement lors d'une réunion des responsables fonctionnels.

Chaque proposition affiche la valeur actuelle de l'élément telle qu'elle figure dans votre plan, la valeur suggérée par la réunion, le passage dont elle est tirée et le niveau de confiance de l'IA. Acceptez-la, modifiez-la d'abord, ou rejetez-la.

Ce qu'elle répertorie sans l'enregistrer

La page de chaque réunion répertorie les actions, décisions et nouveaux risques identifiés par l'IA. Ils ne sont pas ajoutés à votre plan de travail ni à votre journal RAID, et personne n'en est informé. L'assistant et le Report Centre peuvent s'en servir. Si une action ou un risque est important, ajoutez-le vous-même au plan ou au journal.

Ce qu'elle ne peut pas encore faire

• Créer de nouvelles tâches. Si une réunion acte une nouvelle tâche, ajoutez-la vous-même, ou sélectionnez le passage dans la réunion et utilisez Signaler un élément manquant pour la créer depuis cet endroit.
• Déplacer les éléments dépendants d'une date. Accepter une nouvelle date d'échéance modifie uniquement cet élément. Les tâches dépendantes, le jalon qui les coiffe et le chemin critique restent inchangés jusqu'à ce que vous les déplaciez.
• Modifier les problèmes ou les dépendances dans le journal RAID, ni les parties prenantes et les synergies.
• Modifier les dates de début, les noms de tâches, les descriptions ou les dépendances.
• Agir pendant l'appel. Les propositions arrivent une fois l'analyse de la transcription terminée.

Accepter plusieurs propositions à la fois

Tout accepter (correspondance exacte) applique chaque proposition qui correspond exactement à un élément du plan. Une proposition identifiée par un nom similaire, ou par l'IA, est acceptée une par une, afin que vous puissiez vérifier qu'elle pointe vers le bon élément.

Un projet peut également accepter automatiquement les changements de statut des flux de travail lorsque l'IA est confiante, depuis Automation & accuracy. Cette option est désactivée par défaut et ne s'applique à rien d'autre.

En tirer le meilleur parti

• Donnez aux tâches des noms distincts. L'IA fait correspondre ce qui a été dit à votre plan par le nom, et « Phase 2 » dans trois flux de travail est difficile à distinguer.
• Maintenez à jour les responsables et le % d'avancement. L'IA les prend en compte, et une proposition ne vaut que ce dont elle part.
• Exprimez clairement les changements lors de la réunion. « Le basculement est reporté au 28 novembre » génère une proposition ; « on a un peu de retard » peut ne pas en générer.
• Examinez les propositions rapidement après la réunion. Si quelqu'un modifie l'élément entre-temps, la proposition s'interrompt et vous demande confirmation avant d'écraser sa modification.