Was die KI mit Ihren Meetings macht

Jedes Meeting, das Sie einbringen, wird von der KI anhand des Arbeitsplans Ihres Projekts ausgewertet. Sie kann Änderungen an bereits im Plan enthaltenen Elementen vorschlagen, listet die erkannten Maßnahmen, Entscheidungen und neuen Risiken auf und überlässt jede Änderung an Ihrem Datensatz einer Person. Diese Seite zeigt, wo diese Grenzen liegen, damit Sie wissen, was noch manuell erledigt werden muss.

Wie ein Meeting eingebracht wird

• Hochladen oder einfügen Sie ein Transkript von Zoom, Teams, Google Meet, Otter oder Ihren eigenen Notizen.
• Teams und Zoom können das Transkript automatisch senden, sobald ein Gespräch beendet ist. Ihre Organisation verbindet ihre eigene Microsoft- oder Zoom-App einmalig in den Einstellungen. Ein Zoom-Gespräch, das ohne Transkript aufgezeichnet wurde, wird übersprungen.
• Der Notetaker tritt einem Gespräch bei und transkribiert es, einschließlich Meetings, die mit Ihrem Arbeitskalender abgeglichen werden.

Unabhängig davon, wie das Transkript eingeht, startet die Analyse automatisch. Nichts gelangt in Ihren Arbeitsplan, bevor eine Person es akzeptiert.

Was vorgeschlagen werden kann

Änderungen an bereits vorhandenen Arbeitsplanelementen:

• Aufgaben: Status, Fälligkeitsdatum, % abgeschlossen, Verantwortliche und ob die Aufgabe ein Meilenstein ist.
• Meilensteine: Status, Fälligkeitsdatum und Verantwortliche.
• Workstreams: Status.
• Bereits im RAID-Log enthaltene Risiken: Schweregrad, Status und Verantwortliche.
• Charter-Abschnitte, ausschließlich aus einem Meeting der Funktionsleiter.

Jeder Vorschlag zeigt den aktuellen Wert des Elements im Plan, den vom Meeting implizierten Wert, die zugrunde liegende Passage und die Konfidenz der KI. Akzeptieren Sie ihn, bearbeiten Sie ihn zunächst oder verwerfen Sie ihn.

Was aufgelistet, aber nicht gespeichert wird

Auf der Seite jedes Meetings werden die Maßnahmen, Entscheidungen und neuen Risiken aufgelistet, die die KI erkannt hat. Sie werden weder in Ihren Arbeitsplan noch in Ihr RAID-Log übernommen, und niemand wird daran erinnert. Der Assistent und das Report Centre können darauf zurückgreifen. Wenn eine Maßnahme oder ein Risiko relevant ist, fügen Sie es selbst zum Plan oder zum Log hinzu.

Was noch nicht möglich ist

• Neue Arbeit erstellen. Wenn in einem Meeting eine neue Aufgabe vereinbart wird, fügen Sie sie selbst hinzu oder markieren Sie die betreffende Passage im Meeting und verwenden Sie Fehlenden Eintrag melden, um sie direkt daraus zu erstellen.
• Abhängige Elemente verschieben. Das Akzeptieren eines neuen Fälligkeitsdatums ändert nur dieses eine Element. Abhängige Aufgaben, der übergeordnete Meilenstein und der kritische Pfad bleiben unverändert, bis Sie sie manuell verschieben.
• Probleme oder Abhängigkeiten im RAID-Log oder Stakeholder und Synergien ändern.
• Startdaten, Aufgabennamen, Beschreibungen oder Abhängigkeiten ändern.
• Während des Gesprächs handeln. Vorschläge erscheinen erst, wenn die Analyse des fertigen Transkripts abgeschlossen ist.

Mehrere gleichzeitig akzeptieren

Alle exakten akzeptieren wendet jeden Vorschlag an, der einem Planelement exakt entspricht. Ein Vorschlag, der über einen ähnlichen Namen oder durch die KI abgeglichen wurde, wird einzeln akzeptiert, damit Sie prüfen können, ob er auf das richtige Element verweist.

Ein Projekt kann Workstream-Statusänderungen auch automatisch akzeptieren, wenn die KI eine hohe Konfidenz hat, über Automation & accuracy. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und gilt für nichts anderes.

Das Beste daraus machen

• Vergeben Sie Aufgaben eindeutige Namen. Die KI gleicht das Gesagte anhand von Namen mit Ihrem Plan ab, und „Phase 2“ in drei Workstreams lässt sich schwer unterscheiden.
• Halten Sie Verantwortliche und % abgeschlossen aktuell. Die KI liest diese Werte, und ein Vorschlag ist nur so gut wie seine Ausgangsbasis.
• Formulieren Sie Änderungen im Meeting klar und direkt. „Die Umstellung verschiebt sich auf den 28. November“ erzeugt einen Vorschlag; „wir liegen etwas im Rückstand“ möglicherweise nicht.
• Prüfen Sie Vorschläge zeitnah nach dem Meeting. Wenn jemand das Element in der Zwischenzeit bearbeitet, hält der Vorschlag inne und fragt nach, bevor er die Änderung überschreibt.