Ce que l'IA fait avec vos réunions

Chaque réunion que vous importez est lue par l'IA en regard du plan de travail de votre projet. Elle peut proposer des modifications aux éléments déjà présents dans votre plan, répertorier les actions, décisions et nouveaux risques qu'elle a relevés, et laisser à une personne le soin d'approuver chaque changement au dossier. Cette page définit où se situent ces limites, afin que vous sachiez ce qui doit encore être fait manuellement.

Comment une réunion est intégrée

• Téléversez ou collez une transcription provenant de Zoom, Teams, Google Meet, Otter ou de vos propres notes.
• Teams et Zoom peuvent envoyer la transcription automatiquement dès qu'un appel est terminé. Votre organisation connecte sa propre application Microsoft ou Zoom une seule fois, dans les paramètres. Un appel Zoom enregistré sans transcription est ignoré.
• Le preneur de notes rejoint un appel et le transcrit, y compris les réunions associées à votre calendrier de travail.

Quelle que soit la façon dont la transcription arrive, l'analyse démarre automatiquement. Rien ne parvient à votre plan de travail tant qu'une personne ne l'a pas accepté.

Ce qu'elle peut proposer

Des modifications aux éléments du plan de travail déjà existants :

• Tâches : statut, date d'échéance, % d'avancement, responsable et caractère jalonnant de la tâche.
• Jalons : statut, date d'échéance et responsable.
• Flux de travail : statut.
• Risques déjà consignés dans le journal RAID : gravité, statut et responsable.
• Sections de la charte, uniquement lors d'une réunion de chefs fonctionnels.

Chaque proposition affiche la valeur actuelle de l'élément dans votre plan, la valeur que la réunion laisse entendre, le passage dont elle est tirée et le niveau de confiance de l'IA. Acceptez-la, modifiez-la d'abord, ou rejetez-la.

Ce qu'elle répertorie sans l'enregistrer

La page de chaque réunion répertorie les actions, décisions et nouveaux risques relevés par l'IA. Ils ne sont pas ajoutés à votre plan de travail ni à votre journal RAID, et personne n'en est informé par rappel. L'assistant et Report Centre peuvent s'en servir. Si une action ou un risque est important, ajoutez-le vous-même au plan ou au journal.

Ce qu'elle ne peut pas encore faire

• Créer de nouveaux travaux. Si une réunion convient d'une nouvelle tâche, ajoutez-la vous-même, ou sélectionnez le passage dans la réunion et utilisez Signaler un élément manqué pour le créer à partir de là.
• Déplacer ce qui dépend d'une date. Accepter une nouvelle date d'échéance modifie uniquement cet élément. Les tâches dépendantes, le jalon qui les chapeaute et le chemin critique restent en place jusqu'à ce que vous les déplaciez.
• Modifier les enjeux ou les dépendances dans le journal RAID, ni les parties prenantes et les synergies.
• Modifier les dates de début, les noms de tâches, les descriptions ou les dépendances.
• Agir pendant l'appel. Les propositions arrivent une fois l'analyse de la transcription complète terminée.

Accepter plusieurs propositions à la fois

Tout accepter (correspondance exacte) applique chaque proposition qui correspond exactement à un élément du plan. Une proposition associée par un nom similaire ou par l'IA est acceptée une à la fois, afin que vous puissiez vérifier qu'elle pointe vers le bon élément.

Un projet peut également accepter automatiquement les changements de statut des flux de travail lorsque l'IA est confiante, depuis Automation & accuracy. Cette option est désactivée par défaut et ne s'applique à rien d'autre.

Pour en tirer le meilleur parti

• Donnez des noms distincts à vos tâches. L'IA associe ce qui a été dit à votre plan par nom, et « Phase 2 » dans trois flux de travail est difficile à distinguer.
• Gardez les responsables et le % d'avancement à jour. L'IA les prend en compte, et une proposition ne vaut que ce dont elle part.
• Exprimez clairement les changements lors de la réunion. « La bascule est reportée au 28 novembre » génère une proposition ; « on a un peu de retard » risque de ne pas en produire.
• Révisez les propositions rapidement après la réunion. Si quelqu'un modifie l'élément entre-temps, la proposition s'interrompt et vous demande confirmation avant d'écraser son changement.