Arbeitsplan manuell erstellen

Ein Arbeitsplan gehört zu einem Workstream. Die meisten Projekte haben mehrere – einen je Funktion –, und die Roadmap fasst sie zu einem Gesamtbild zusammen.

Die Struktur

Arbeitspläne sind hierarchisch aufgebaut. Abschnitte gruppieren verwandte Aufgaben; Aufgaben ordnen sich darunter ein; eine Aufgabe kann wiederum Detailaufgaben enthalten. Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum, einen Status und einen prozentualen Fertigstellungsgrad. Abschnitte sind das, was die Walk the Walls-Ansichten auslesen – es lohnt sich daher, ihnen eine aussagekräftige Bedeutung zu geben, statt sie nur als Überschriften zu behandeln.

Einen Plan erstellen

1. Öffnen Sie den Workstream und wählen Sie die Option, einen Arbeitsplan zu erstellen.
2. Fügen Sie Abschnitte für die Arbeitspakete hinzu. Für einen IT-Workstream könnten das Anwendungen, Infrastruktur, Daten und Service Desk sein.
3. Fügen Sie unter jedem Abschnitt Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdatum hinzu. Eine Aufgabe ohne Verantwortlichen ist der häufigste Grund, warum ein Plan an Glaubwürdigkeit verliert.
4. Markieren Sie die Aufgaben, die Meilensteine sind. Diese werden in der Roadmap und im Steuerungspaket angezeigt.
5. Aktualisieren Sie den Status während der Arbeit. Unter Fortschritt mit RAG-Status verfolgen erfahren Sie, was die fünf Zustände bedeuten.

Wann Sie manuell vorgehen sollten

Wenn der Workstream klein ist, wenn Sie einen bestehenden Plan ergänzen oder wenn Sie genau wissen, was zu tun ist und es schneller getippt als ein Entwurf bearbeitet ist. Bei einer leeren Seite für einen großen Workstream ist es meist schneller, einen Erstentwurf zu generieren und zu korrigieren; existiert der Plan bereits in Excel oder Smartsheet, importieren Sie ihn statt ihn neu einzutippen.

Den Plan aktuell halten

Meeting Intelligence kann Statusänderungen aus Ihren Anrufen vorschlagen, sodass der Plan aus dem Gespräch heraus aktualisiert wird, das Sie ohnehin geführt haben – nicht erst durch eine Nachfass-E-Mail. Diese Vorschläge erscheinen zur Bestätigung durch Sie.