Élaborer un plan de travail manuellement

Un plan de travail appartient à un seul flux de travail. La plupart des projets en comptent plusieurs, un par fonction, et la feuille de route les regroupe en une vue d'ensemble.

La structure

Les plans de travail sont hiérarchiques. Les sections regroupent les travaux connexes; les tâches y sont rattachées; une tâche peut comporter des sous-tâches. Chaque tâche est associée à un responsable, une date d'échéance, un statut et un pourcentage d'avancement. Les sections sont ce que lisent les vues Virtual Walk the Walls, il vaut donc la peine de leur donner un sens plutôt que de les traiter comme de simples en-têtes.

Créer un plan

1. Ouvrez le flux de travail et choisissez de créer un plan de travail.
2. Ajoutez des sections pour les blocs de travail. Pour un flux de travail TI, cela pourrait être Applications, Infrastructure, Données et Service d'assistance.
3. Ajoutez des tâches sous chaque section, avec un responsable et une date d'échéance. Une tâche sans responsable est la principale raison pour laquelle un plan cesse d'être crédible.
4. Identifiez les tâches qui constituent des jalons. Ce sont ceux que la feuille de route et le dossier de comité de pilotage affichent.
5. Mettez à jour le statut au fil de l'avancement. Consultez Suivre la progression avec le statut RAG pour connaître la signification des cinq états.

Quand le faire manuellement

Lorsque le flux de travail est de petite envergure, lorsque vous ajoutez à un plan existant, ou lorsque vous savez exactement en quoi consiste le travail et que le saisir est plus rapide que de corriger une ébauche. Pour une page blanche sur un grand flux de travail, générer une première ébauche et la corriger est généralement plus rapide; pour un plan qui existe déjà dans Excel ou Smartsheet, importez-le plutôt que de le ressaisir.

Le maintenir à jour

Meeting Intelligence peut proposer des mises à jour de statut à partir de vos appels, de sorte que le plan se met à jour grâce aux conversations que vous aviez déjà plutôt qu'à la suite d'un courriel de relance. Ces propositions vous sont soumises pour approbation.